Careermaker
tips & tricks

Deel 11: Nederland werkt thuis: Wat elke organisatie moet weten over thuiswerkvergoedingen

Nederland werkt thuis

Met ingang van 2021 is er weer nieuwe wetgeving waar gehoor aan moet worden gegeven. Vooral vanuit administratief en zakelijk oogpunt is het belangrijk hiervan op de hoogte te blijven.

Reiskosten, belast of onbelast? (Let op: uitgesteld tot 1 april 2021!)

Een belangrijke verandering is de uitbetaling van de vaste reiskosten. Waar dit voorheen altijd onbelast kon worden uitbetaald, d.w.z. uitbetalen zonder belasting af te hoeven dragen, is hier per 1 januari 2021 nieuwe regelgeving voor. Dit vanwege het vele thuiswerken door de coronacrisis.

Omdat veel medewerkers per werkdag ongeveer gelijke afstanden afleggen en daarmee gelijke kosten maken, werden deze reiskosten vaak als een vast bedrag per dag, week of maand uitbetaald, gebaseerd op het aantal kilometers. Deze vaste bedragen mochten van de overheid onbelast uitbetaald worden.

Echter, vanwege alle veranderingen in 2020, werden deze reiskosten lang niet allemaal meer gemaakt. Veel medewerkers werkten opééns thuis, maar de vaste reiskosten werden alsnog uitbetaald. Dit werd ook wel gezien als een vorm van thuiswerkvergoeding. Het grote verschil hierin is dat reiskosten doorgaans onbelast mogen worden uitbetaald door werkgevers, maar thuiswerkvergoedingen niet.
In ieder geval tot 1 april 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden uitbetaald. Voorwaarde is wel dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.

Om ná 1 april 2021 alsnog aanspraak te maken op een vaste reiskostenvergoeding, zijn er twee berekeningen opgenomen in het handboek loonheffingen. Voor werknemers die 5 dagen per week en incidenteel thuiswerken geldt dit als ze minimaal 36 weken óf 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen. Alle overige vergoedingen, zoals parkeergeld en schades worden wel belast (Belastingdienst, 2020).

Openbaar vervoer

Voor het declareren van openbaar vervoerskosten mag ook de €0,19 per kilometer uitbetaald worden o.b.v. de afstand. Ook kunnen de daadwerkelijke reiskosten op declaratiebasis worden gedeclareerd (of een combinatie van beide). Hiervoor is het wel verplicht om kopieën van vervoersbewijzen of overzichten van www.ov-chipkaart.nl op te nemen in de administratie.

Bij het vergoeden van OV-abonnementen moet er een afspraak worden gemaakt met de werknemer over nacalculatie. Als de zakelijke reizen minder kosten dan het abonnement, dan is het abonnement alleen tot dat bedrag onbelast te vergoeden. Alles boven het bedrag aan zakelijke reizen valt onder loon van de werknemer en is dus belast. Als de kosten van het abonnement lager zijn dan de gecalculeerde zakelijke reizen, mogen deze geheel onbelast worden vergoed.

Conclusie: In de dagelijkse werkzaamheden van 2021 zijn er meer administratieve taken voor de werknemer en werkgever bijgekomen, maar draagt dit wel bij aan het Nederlands belastingstelsel.

Hoe zijn thuiswerkvergoedingen ingeregeld?

De thuiswerkvergoeding is (nog) niet wettelijk opgenomen in de nieuwe regelgeving. Wel heeft het Rijk dit al opgenomen in haar cao. Iedereen die hieronder valt heeft recht op een eenmalige thuiswerkvergoeding voor 2020. Over vergoedingen in 2021 wordt nu nog onderhandeld.

Omdat dit slechts in de cao van de Rijksoverheid is ingeregeld, is er geen verplichting naar de werknemers toe om een thuiswerkvergoeding uit te keren. Wel doen veel bedrijven dit om hun medewerkers tegemoet te komen en omdat ze ook kosten besparen als medewerkers thuiswerken. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld afgelaste personeelsfeestjes.

En in 2021?

Vanuit de FNV is wel afgesproken om het thuiswerkbudget en thuiswerkvergoedingen mee te nemen in de cao-onderhandelingen. Er zijn inmiddels ook al afspraken gemaakt in de cao Werken voor Waterschappen. Vanaf 2021 zullen zeker meer cao’s hieraan geloven en is het dus zaak dit administratief goed in te richten, ten voordelen van de werknemer, de werkgever en het Rijk.

Arbowet over thuiswerken

Tot slot is er nog de Arbowet waarmee rekening moet worden gehouden. De werkgever is wettelijk gezien verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, 2021). Het gaat hierbij om:

• het voorzien van een gezonde en veilige werkplek die is aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer;
• de werknemer actief instrueren om gezond en veilig te werken (als terugkerend onderwerp);
• schriftelijke inventarisatie en evaluatie van risico’s voor het arbeid met beschrijving van de gevaren en risico-beperkende maatregelen en risico’s voor bijzondere categorieën werknemers.

Het is hierbij wettelijk bepaald om overleg te hebben over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. Zowel werkgevers als werknemers kunnen zich hierbij laten adviseren door arbodeskundigen. Alle verantwoordelijkheden zijn wel afhankelijk van wat er redelijkerwijs gevergd kan worden van de werkgever.

De werknemer is zelf verantwoordelijk voor het proactief in gesprek gaan met werkgever bij klachten en moet zelf letten op de fysieke en mentale gezondheid om zo klachten te voorkomen.

De thuiswerkplek moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen uit het Arbeidsomstandighedenbesluit. Er wordt hierbij gelet op bijvoorbeeld het hebben van een stabiele tafel en instelbare stoel en er zijn eisen gesteld aan het beeldschermarbeid. De werkgever moet de werknemer hierbij beeldscherm die verstelbaar en kantelbaar is en geen spiegelingen/glans heeft. Tevens mogen het toetsenbord en scherm niet aan elkaar vastzitten.

Zoals je hebt kunnen lezen is het belangrijk om de reiskosten na 1 april goed in te regelen en om de Arbowet na te volgen voor medewerkers die thuiswerken. Zo wordt er voldaan aan de nieuwe wettelijke vereisten die we in 2021 o.a. tegenkomen. Mocht je hier meer informatie over willen, neem dan contact op met ons via 010 - 4144 898 of stuur je vraag naar info@careermaker.nl.

Roshan Faujdar
Roshan Faujdar Medewerker Service & Support 010-4144898

Andere
tips & tricks